ANALISIS DESAIN SISTEM INFORMASI

PEMBAHASAN

I. integration

 Sistem informasi harus didesain terpadu diantara unit-unit di dalam organisasi.  Suatu sistem informasi yang ada di antara unit unit organisasi ataudepartemendepartemen harus dapat berhubungan dan berkomunikasi dengan baik. Teknologi komunikasi data dapat diterapkan untuk maksud integrasi ini. Integrasi ini perlu, karena organisasi harus dipandang sebagai satu kesatuan unit sistem. Sasaran dari sistem informasi adalah untuk menyediakan informasi multilevel, cross-functional, tepat waktu, akurat, relevan kepada semua komponen organisasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang terpadu perlu dirancang di dalam organisasi.

            Database dan teknologi merupakan blok bangunan sistem informasi kunci untuk mencapai integrasi ini. Secara ideal, desain dari database harus menyimpan semua data yang ada dalam suatu simpanan yang tunggal untuk keperluan semua orang atau departemen yang mempunyai hak untuk mengaksesnya. Dengan kemampuan teknologi komunikasi yang sekarang ada, maka jumlah data yang besar yang berasal dari lokasi lokal atau lokasi jarak jauh dapat ditangkap, dimanipulasi dan ditransmisikan dengan cepat. Semua data ini kemudian dapat disimpan di database dalam direct access storage device (misalnya hard disk) yang dapat diakses lewat terminal-terminal baik di lokasi lokal atau lokasi jarak jauh tersebut. Elemen-elemen data ini secara logika telah terintegrasi dalam suatu database yang umum.   Jalur pemakai/sistem (user/system interface) 

            Sistem informasi berbasis komputer semakin melibatkan interaksi langsung antara manusia sebagai pemakai sistem dengan mesin. Elemen yang kritis dari desain sistem ini adalah jalur pemakai (user interface). Jalur ini terdiri dari layar terminal, keyboard, alat-alat lainnya, bahasa komputer dan cara-cara lain supaya user dapat bertukar input dan output dengan mesin.      Terdapat beberapa pilihan untuk mendesain user interface dan pemilihan ini tergantung pada faktor-faktor semacam pengalaman serta tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh user. Terdapat beberapa pedoman untuk hal ini, yaitu sistem harus fleksibel, konsisten dan harus mudah dikontrol oleh user.

            Berikut ini merupakan elemen-elemen yang harus dipertimbangkan dalam desain untuk memenuhi user interface :

 

1. Query Secara query, pemakai sistem dapat mengakses data yang diperlukan untuk mendapatkan informasi walaupun tidak tersedia program aplikasinya. 

2. Desain Layar Suatu desain layar yang baik harus jelas, tidak melompat-lompat dan tidak berisi dengan informasi yang tidak relevan.

 3. Umpan balik

Dalam sistem online, aspek yang penting dalam umpan balik (feed back) adalah waktu respon (response time), yaitu waktu antara saat user memasukkan data dengan respon yang diberikan oleh sistem. Masalah umum yang sering terjadi adalah response time yang lama, sehingga user menjadi jemu dan kehilangan konsentrasinya. Jika waktu respon melebihi 10 detik, suatu berita seharusnya ditampilkan secara periodik yang menunjukkan kepada user bahwa sistem sedang bekerja. Sebagai misalnya suatu sistem sedang melakukan perhitungan yang cukup lama, katakanlah 50 detik, maka sebaiknya ditampilkan berita “Tunggu sebentar, sedang memproses sekitar 50 detik”, sehingga user mengetahui bahwa sistem sedang bekerja dan tidak mengira bahwa sistem macet (hang).

 4. Bantuan

Pada waktu user sedang mengoperasikan sistem, seringkali mengalami kesulitan atau tidak mengetahui apa yang harus dikerjakan berikutnya. Desain sistem yang baik harus menyediakan cara bagaimana user dapat meminta bantuan kepada sistem untuk menjelaskan apa yang ingin diketahui oleh user. Context sensitive help merupakan bantuan yang sering banyak digunakan sekarang, yaitu sistem akan menampilkan bantuan bila diinginkan oleh user pada posisi-posisi tertentu di layar.

 5. Pengendalian kesalahan

Pengendalian kesalahan (control error) juga merupakan aspek yang penting dalam user interface. Desain sistem harus mempertimbangkan pengendalian kesalahan ini yang dapat berupa sebagai berikut :

 a. pencegahan kesalahan

sedapat mungkin, sistem harus menyediakan instruksi yang jelas kepada user tentang apa yang harus dilakukan sehingga user tidak melakukan kesalahan yang seharusnya tidak perlu terjadi. Misalnya sistem dapat menampilkan instruksi “Nilai yang sah adalah diantara 1-25” pada waktu user memasukkan unit barang yang dijual. 

b.pendeteksian kesalahan jika suatu kesalahan terjadi, sistem harus dapat mengidentifikasikan kesalahannya dengan jelas dan dapat menampilkan berita kesalahan ini, seperti misalnya “Fatal error, sistem diberhentikan” atau berita “kode salah!!!”.

 c. pembetulan kesalahan

jika suatu data yang dimasukkan salah sebelum data ini diolah, maka sistem harus dapat memberi kesempatan kepada user untuk dapat mengkoreksinya. Demikian juga bila data yang salah terlanjur direkamkan ke database, maka sistem juga harus dapat menyediakan cara untuk membetulkannya.

 6. Desain workstation

Banyak penelitian ergonomics (ergo = kerja, nomics = studi tentang, ergonomics = studi tentang kerja) yang berhubungan dengan menggunakan sistem komputer yang dihubungkan dengan aspek fisik semacam desain dari mebel, tata letak kantor, suara dan penerangan. Untuk desain workstation, beberapa hal perlu dipertimbangkan, yaitu mengenai ukuran, warna dan posisi tampilan di layar terminal, ukuran-ukuran dari mebel dan tata letak keyboard. Desain workstation ini akan mempengaruhi kenyamanan dan kelelahan dari kerja user.

II. User Interface

n  User interface merupakan elemen kritis.

n  User interface terdiri dari layar terminal, keyboard, bahas komputer sehingga terjadi interaksi antara input  atau melibatkan pemakai sistem dan output.

n  Prinsip desain user interface : menekankan pada sistem berbentuk user friendly serta kemudahan untuk digunakan à fleksibel, konsisten dan mudah dikontrol oleh user.

n  Hal-hal yang harus diperhatikan dalam desain user interface :

n  Query

Pemakai sistem dapat mengakses data yang diperlukan untuk mendapatkan informasi.

n  Desain Layar

Desain layar harus jelas, tidak melompat-lompat dan tidak berisi dengan informasi yang tidak relevan.

n  Umpan balik

Dalam sistem online, waktu respon efisien sehingga tidak menimbulkan kejenuhan pada pemakai sistem.

n  Pengendalian kesalahan

Sistem menyediakan intruksi yang jelas tentang apa yang harus dilakukan user.

n  Desain workstation

Pengaruh pada ukuran, warna dan posisi tampilan dilayar terminal.

III. Tantangan-tantangan persaingan (competitive forces) 

Sekarang ini organisasi telah masuk kedalam era persaingan yang tajam. Organisasi yang ingin bertahan dan sekaligus berkembang di masa mendatang harus memikirkan persaingan ini. Informasi merupakan salah satu senjata yang dapat membantu organisasi untuk bersaing. Desain dari sistem informasi harus mempertimbangkan lingkungan-lingkungan persaingan (competitive environments) yang ada. Lingkungan-lingkungan persaingan ini dapat berupa manajemen, aneka ragam produk dan jasa, dan produktifitas. Sistem informasi harus dapat menyediakan informasi bagi manajemen untuk melakukan kegiatannnya. 

Aneka ragam produk dan jasa (product and service differentiation) dapat berupa inovasi baru, harga produk atau jasa, kualitas, garansi purna jual dan jasa-jasa lainnya. Sekarang ini banyak organisasi yang menggunakan sistem informasi untuk dapat menguasai aneka ragam dan jasa  yang dibutuhkan oleh pasar. Organisasi yang tidak mengambil bagian dari adaptasi persaingan ini akan tertinggal oleh pesaing-pesaingnya. Sebagai contohnya adalah organisasi bank. Desain sistem informasi untuk organisasi ini harus memikirkan aneka ragam jasa yang dapat diterapkan, misalnya apakah perlu dipergunakan ATM sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih memuaskan kepada para nasabahnya untuk memenangkan persaingan.

Sistem informasi juga harus dapat membantu dalam hal produktivitas organisasi baik produktivitas bagi manajemennya dan produktivitas bagi para pekerja lainnya. Dengan sistem informasi, produktivitas manajemen dapat ditingkatkan, misalnya dengan menyediakan cara penjadwalan yang lebih baik, pengurangan kerja-kerja teknis dan ketidak-efisienan lainnya. Produktivitas ulang laporan-laporan secara manual kembali, bagi personil-personil akuntansi dapat lebih produktif dengan menggunakan komputer dan lain sebagainya.   Kualitas dan kegunaan informasi (information quality and usability) 

Sistem informasi harus dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu tepat pada waktunya (timely), tepat nilainya (accurate) dan relevan (relevance). Untuk dapat menghasilkan hal ini, maka informasi tersebut haruslah berguna bagi yang akan memakainya.

IV Kualitas dan Kegunaan Informasi

Sistem informasi harus dapat menghasilkan informasi yang berkualitas yaitu tepat pada waktunya, tepat nilainya (accurate), relevan.

V.Kebutuhan-Kebutuhan Sistem

Kebutuhan-kebutuhan sistem (systems requirements) yang harus diperhatikan dalam mendesain sistem informasi adalah : a. Keandalan (reliability)

Menunjukkan seberapa besar sistem dapat diandalkan untuk melakukan suatu proses yang dapat dipercaya dan dibutuhkan.

 b. Ketersediaan (availability)

Berarti bahwa sistem mudah diakses oleh user

 c. Keluwesan (flexibility)

Menunjukkan bahwa sistem mudah beradaptasi dengan memuaskan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan user yang berubah.

 d. Skedul instalasi (installation schedule)

Terdiri dari periode waktu antara saat organisasi sadar untuk membutuhkan dan saat sistem informasi ini diterapkan. Selama waktu ini, analis sistem harus dapat mendesain sistem terbaik dalam batas waktu yang dibutuhkan.

 e. Umur diharapkan dan potensi pertumbuhan (life expectancy and growth potential)

            Beberapa sistem tidak mempunyai umur yang diperkirakan, karena pada saat diterapkan sistem ini sudah usang. Seringkali juga sistem telah berhasil di instalasi dan berjalan dengan baik, tetapi karena sistem tidak mempunyai potensi untuk bertumbuh, maka sistem juga akan lekas usang. Sistem harus didesain sesuai dengan yang dikehendaki oleh pemakai sistem, misalnya dikehendaki umur sistem harus paling sedikit 5 tahun dan mampu bertumbuh bila terjadi perubahanperubahan yang cukup signifikan.

   f. Kemudahan dipelihara (maintainability)

Setelah sistem diterapkan, maka sistem harus dipelihara (misalnya hal-hal yang tidak berfungsi harus dikoreksi, permintaan-permintaan khusus harus dipertemukan dan peningkatan-peningkatan sistem secara umum harus dilakukan). Kemudahan sistem untuk dirawat tergantung dari desainnya. Untuk mudah dirawat, desain harus menggunakan nama data dan bahasa pemrograman yang standar, pemrograman terstruktur dan moduler, konfigurasi sistem yang standar dan dokumentasi standar yang lengkap.

                  

VI.  Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data (data processing requirements) 

Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data (data processing requirements) berhubungan dengan pekerjaan sistem secara terinci dan dapat terdiri sebagai berikut ini :

a. Volume

Volume menunjukkan volume data yang terlibat dalam pengolahan data. Volume menunjukkan jumlah dari data yang harus diproses dalam satu periode waktu tertentu. Untuk menghitung jumlah dari volume dapat dilakukan lewat banyaknya transaksi yang terjadi. Pengukuran lain dari volume dapat dilihat dari banyaknya suatu fungsi pengolahan harus dilakukan, misalnya suatu fungsi harus mengupdate 5 file serentak dengan jumlah record-nya sebanyak 100 record.

 b. Hambatan waktu pengolahan

Hambatan waktu pengolahan menunjukkan jumlah dari waktu yang diijinkan atau yang dapat diterima saat data siap diproses sampai informasi dihasilkan.

 c. Permintaan perhitungan

Permintaan perhitungan merupakan model-model matematik yang harus diterapkan (misalnya pemrograman linier) sehingga informasi dapat dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan oleh user.

VII.Faktor-faktor organisasi (organizational factors) 

Terdapat lima buah faktor organisasi yang harus dipertimbangkan dalam desain sistem, yaitu : 1. Sifat organisasi

Kebutuhan informasi untuk suatu organisasi dengan organisasi yang lainnya berbeda. Misalnya perusahaan real estate, perusahaan asuransi, atau perusahaan tansportasi berbeda dengan perusahaan manufaktur dalam bentuk informasi yang dibutuhkan. Demikian juga dengan perusahaan perdagangan besar dengan perdagangan eceran juga berbeda kebutuhan informasinya. Oleh karena itu, untuk mengidentifikasikan dan memahami kebutuhan informasi bagi suatu organisasi yang tertentu, pertama kali yang perlu dipahami adalah sifat organisasi tersebut.

 2. Tipe organisasi

Tipe organisasi dapat dikategorikan sebagai berikut ini : - organisasi fungsional, yaitu setiap manajer bertanggungjawab untuk area

fungsi tertentu, semacam produksi, pemasaran, personalia atau keuangan. - Organisasi divisional, yaitu tiap-tiap manajer divisi bertanggungjawab

terhadp semua fungsi dalam divisinya - Organisasi matrik, yaitu beberapa manajer mempunyai tanggungjawab

bersama terhadap suatu fungsi dan suatu proyek atau program kerja Untuk masing-masing tipe organisasi ini, satu dengan yang lainnya kebutuhan informasinya juga berbeda.

 3. Ukuran organisasi

Ukuran dari organisasi juga merupakan faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi. Semakin besar organisasi, semakin banyak informasi yang dibutuhkan.

 4. Struktur organisasi

Struktur internal organisasi juga merupakan faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi. Sebagai misalnya, tanggungjawab terhadap manajemen persediaan dapat berada pada tanggungjawab departemen produksi di suatu organisasi atau dapat berada pada tanggungjawab departemen pembelian di organisasi lainnya. Dari struktur organisasinya, maka dapat ditentukan departemen mana yang membutuhkan informasi persediaan ini, apakah departemen produksi atau departemen pembelian. Departemen produksi biasanya lebih membutuhkan informasi mengenai ketersediaan persediaan, perputaran persediaan dan kualitasnya, sedang departemen pembelian lebih membutuhkan informasi mengenai harga persediaan dan informasi tentang pemasok. Pengendalian mutu sebagai contoh yang lainnya untuk suatu organisasi dapat berupa tanggungjawab departemen produksi, tetapi untuk organisasi lainnya dapat berada pada tanggungawab departemen yang terpisah.

5. Gaya manajemen (management style) Gaya manajemen juga mempunyai pengaruh terhadap bentuk dari sistem informasi. Gaya manajemen yang otokratik (autocratic) lebih senang dengan sistem informasi yang terpusat (centralized), sedang gaya manajemen yang demokratik (democratic), lebih senang pada sistem informasi yang tersebar (decentralized).

  Kebutuhan-kebutuhan biaya-efektivitas (cost-effectiveness requirements) 

Jika membeli suatu encyclopedias atau misalnya membeli buku ini, maka yang dibeli tidak hanya sekadar  bukunya saja, tetapi adalah informasi yang terkandung di dalamnya. Suatu sistem informasi dikembangkan dengan biaya yang tidak sedikit. Suatu organisasi mengembangkan sistem informasi bukan hanya menginginkan mendapatkan fisik dari sistem informasi itu saja, tetapi lebih dari itu yaitu informasi yang dihasilkan darinya. Dengan demikian desain sistem informasi perlu dipertimbangkan antara biaya untuk memperolehnya dengan manfaat informasi yang dihasilkan.   Faktor-faktor manusia (human factors) 

Analis sistem harus mencoba untuk dapat mendesain sistem yang dapat diterima oleh semua pemakainya, tidak hanya satu atau dua orang pemakai saj. Untuk maksud ini, sistem informasi harus dapat bersahabat dengan semua pemakainya, tidak sebaliknya menyulitkan pemakai. Perlu diingat bahwa pada awalnya tidak semua manusia dalam organisasi tertarik dan mendukung pengembangan sistem informasi. Sistem informasi yang didesain dengan memperhatikan faktor-faktor manusianya akan didapatkan sistem informasi dengan user interface yang baik dan dapat meningkatkan produktivitas pemakainya.   Kebutuhan-kebutuhan kelayakan (feasibility requirements)

Lima macam kelayakan harus tetap diperhitungkan dalam desain sistem informasi. Lima macam kelayakan ini adalah kelayakan teknik (technical feasibility), kelayakan ekonomi (economic feasibility), kelayakan hukum (law feasibility atau legal feasibility), kelayakan operasi (operatioanl feasibility), dan kelayakan skedul (schedule feasibility). Walaupun kelayakan-kelayakan ini telah dinilai pada tahap perencanaan sistem, tetap dalam tahap desain sistem juga harus dipertimbangkan kembali, karena kemungkinan apa yang direncanakan di tahap perencanaan sistem mungkin di tahap desain sistem mengalami perubahan-perubahan.  

 8. Kebutuhan Biaya Efektifitas

n  Desain sistem informasi perlu dipertimbangkan antara biaya untuk memperolehnya dan informasi yang didapat.

n  Misalnya: bila anda beli buku maka tidak hanya bukunya perlu bukunya tetapijuga informasi dari buku tersebut. Sedangkan dalam membuat buku tidak membutuhkan biaya yang sedikit.

9. Faktor-faktor manusia

n  Dalam desain sistem harus dapat diterima oleh semua pemakai, tidak hanya satu orang saja.

n  Desain sistem harusmemperhatikan user interface dan meningkatkan produktifitas pemakai.

10. Kebutuhan-Kebutuhan Kelayakan

n  Ada 5 macam kelayakan, yaitu:

¨  Kelayakan teknik

¨  Kelayakan ekonomi

¨  Kelayakan operasi

¨  Kelayakan skedul

n  Kelayakan tersebut diatas telah dibahas di tahap perencanaan sistem.

PENUTUP

Kesimpulan

            Dari materi tentang analisis desain system di atas hal-hal yang dapat saya simpulkan yaitu Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan.

            Adapun Tujuan utama desain sistem yaitu

¨  Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem

¨  Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

Posted in: ANALISIS DESAIN SISTEM INFORMASI